Organisation · Conformité · Transparence

Accompagnement administratif, financier et organisationnel des associations, ONG, fondations et PME

Mettre de l'ordre dans votre gestion, vous préparer face aux bailleurs et aux audits, et renforcer la crédibilité de votre organisation.

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Zogbohouè, Cotonou, Bénin

Qui sommes-nous ?

Une gestion structurée, quelle que soit votre taille

AdminFin Conseil est une société spécialisée dans l'accompagnement administratif, financier et organisationnel des petites structures et organisations locales : associations, fondations, ONG et PME.

Notre mission

Mettre de l'ordre dans votre gestion, vous préparer face aux bailleurs et aux audits, et renforcer la crédibilité de votre organisation.

Organisation

Chaque structure mérite une gestion structurée, quelle que soit sa taille.

Conformité

Respecter les règles protège les dirigeants et sécurise les financements.

Transparence

Une gestion claire renforce la confiance des bailleurs et des bénéficiaires.

Pragmatisme

Des solutions concrètes, simples et adaptées à la réalité du terrain.

À qui nous nous adressons ?

Des solutions pour chaque type de structure

Associations et ONG

Associations de développement, ONG de santé, éducation, droits humains, associations féminines et de jeunes.

Projets financés par bailleurs

Projets UE, USAID, AFD, PNUD, UNICEF, AMC et fondations internationales — en démarrage, en cours ou en clôture.

Petites structures locales

Mutuelles, coopératives, réseaux d'associations, organisations communautaires de base (OCB).

PME en structuration

PME en phase de création, de croissance ou de restructuration qui ont besoin de mettre de l'ordre dans leur gestion.

Les problèmes que nous résolvons

Des situations que nous rencontrons au quotidien

Absence de classement fiable des pièces justificatives

Absence de procédures écrites et de manuel de gestion

Dépenses mal justifiées ou non conformes aux exigences des bailleurs

Mauvaise tenue de la caisse ou du compte bancaire

Difficultés à produire un rapport financier dans les délais

Mauvaise préparation aux audits ou contrôles de bailleurs

Absence de suivi budgétaire par projet

Manque de documents administratifs à jour (statuts, PV, conventions)

Absence de séparation entre compte personnel et compte professionnel

Absence de tableau de bord de gestion pour piloter l'activité

Difficultés à produire des états financiers fiables pour une banque ou un investisseur

Manque de formalisation des procédures internes pour préparer une levée de fonds

Absence de contrats, bons de commande ou documents commerciaux formalisés

Manque d'assistance ponctuelle du personnel comptable et financier

Quand nous contacter ?

Votre structure a besoin d'AdminFin Conseil si elle reconnaît l'une de ces situations

Elle vient de recevoir un financement et ne sait pas comment organiser sa gestion.

Elle a subi un audit difficile ou reçu des observations de son bailleur.

Elle ne peut pas produire un rapport financier dans les délais.

Son responsable financier est parti et personne ne maîtrise les dossiers.

Elle prépare un renouvellement de financement et veut se mettre en règle.

Elle cherche un financement bancaire mais ses comptes ne sont pas en ordre.

Elle n'a jamais eu de manuel de procédures formalisé adapté à sa réalité.

Elle grandit vite mais sa structure administrative n'a pas suivi.

Son dirigeant mélange encore finances personnelles et finances de l'entreprise.

Elle veut attirer un investisseur ou un partenaire et a besoin de crédibiliser sa gestion.

Elle prépare un appel d'offres et doit fournir des états financiers fiables.

Nos offres

Quatre offres complémentaires, selon votre niveau de maturité

Chaque offre peut être souscrite indépendamment ou combinée selon vos besoins. Nous recommandons de commencer par un Diagnostic AdminFin Express pour identifier les priorités.

01 AdminFin Express — Diagnostic rapide 48 à 72 heures · Toutes structures

En 48 à 72 heures, vous savez exactement où en est votre gestion et quoi corriger en priorité.

Objectifs

  • Analyser la situation administrative et financière réelle de la structure
  • Identifier les points forts, les risques et les pièces manquantes
  • Formuler des recommandations prioritaires et actionnables
  • Poser les bases d'un plan d'action concret (30 / 60 / 90 jours)

Livrables remis

  • Note de diagnostic structurée (points forts, risques, pièces manquantes)
  • Tableau des anomalies classées par ordre de priorité
  • Plan d'action opérationnel sur 30 / 60 / 90 jours
  • Séance de restitution et présentation des recommandations (1h)

+ Spécifique PME

  • Évaluation de la séparation entre finances personnelles et professionnelles
  • Analyse de la fiabilité des états financiers avant demande de financement
  • Identification des documents manquants pour un dossier bancaire ou investisseur
02 AdminFin Restructuration — Mise en ordre complète 4 à 8 semaines · Structures en dysfonctionnement

Votre structure fonctionne sur des bases solides et conformes aux exigences des bailleurs.

Objectifs

  • Mettre en place un système d'archivage et de classement opérationnel
  • Régulariser les dépenses non conformes aux exigences des bailleurs
  • Produire les outils de suivi budgétaire et de gestion adaptés à la structure
  • Renforcer les capacités de l'équipe sur les nouvelles procédures mises en place

Livrables remis

  • Système d'archivage opérationnel (physique et/ou numérique)
  • Outils de suivi budgétaire et de gestion de caisse adaptés
  • Organigramme et fiches de rôles validés par la direction
  • Compte rendu de formation de l'équipe sur les nouvelles procédures

+ Spécifique PME

  • Séparation claire des flux financiers personnels et professionnels
  • Mise en place d'un tableau de bord de gestion adapté à la PME
  • Formalisation des procédures d'achat, de facturation et de paiement
03 AdminFin Docs — Manuel de procédures 2 à 4 semaines · Structures sans procédures écrites

Manuel de procédures, règlement intérieur, fiches de poste, charte de gestion : des documents concrets, prêts à être mis en œuvre.

Objectifs

  • Rédiger un manuel de procédures administratives et financières adapté
  • Formaliser les règles de gestion financière (caisse, banque, dépenses, marchés)
  • Produire les documents RH de base : fiches de poste, contrats types
  • Mettre à jour ou créer les documents juridiques et statutaires manquants

Livrables remis

  • Manuel de procédures administratives et financières (adapté à votre structure)
  • Fiches de procédure clés : gestion de caisse, validation des dépenses, archivage
  • Modèles de documents de gestion utilisés au quotidien
  • Séance de présentation et prise en main des documents livrés
  • Option : mise à jour après 60 jours d'utilisation

+ Spécifique PME

  • Modèles de contrats commerciaux, bons de commande et factures
  • Charte financière interne adaptée à la PME
  • Procédures de gestion des fournisseurs et des clients
04 AdminFin Accompagnement mensuel Forfait mensuel renouvelable · Toutes structures

Un appui régulier pour maintenir votre gestion en ordre tout au long de l'année.

Objectifs

  • Assurer un suivi régulier de la gestion financière et administrative
  • Détecter et corriger les écarts avant qu'ils ne deviennent des problèmes
  • Renforcer les capacités de l'équipe par un encadrement de proximité
  • Préparer les rapports financiers et les échéances bailleurs dans les délais

Livrables remis

  • Rapport de suivi mensuel (tableau de bord financier et administratif)
  • Contrôle des pièces justificatives et rapprochement bancaire mensuel
  • Point écrit sur les écarts détectés et les actions correctives
  • Accompagnement à la préparation des rapports financiers bailleurs
  • Alerte préventive avant audit ou échéance bailleur

+ Spécifique PME

  • Tableau de bord mensuel des recettes et dépenses
  • Préparation des documents pour banquier, investisseur ou partenaire
  • Suivi des indicateurs clés de performance financière de la PME

Tarification : forfait trimestriel disponible. Devis personnalisé adapté à votre structure.

Chaque mission fait l'objet d'un devis personnalisé, adapté à la taille, au contexte et aux besoins spécifiques de la structure.

Notre chaîne de valeur

Les étapes vers une gestion certifiable

AdminFin Conseil intervient sur l'ensemble des étapes qui permettent à une structure d'atteindre un niveau de gestion certifiable.

  1. 01

    Diagnostic

    Ce que nous faisons — Évaluation rapide de votre situation administrative et financière.

    Résultat : vision claire des priorités

  2. 02

    Restructuration

    Ce que nous faisons — Remise en ordre complète de votre gestion.

    Résultat : structure solide et conforme

  3. 03

    Documentation

    Ce que nous faisons — Rédaction de vos documents cadres.

    Résultat : outils opérationnels immédiatement

  4. 04

    Suivi

    Ce que nous faisons — Accompagnement mensuel continu.

    Résultat : gestion maintenue dans le temps

  5. 05

    Certification

    Ce que nous faisons — Préparation à la certification de vos comptes.

    Résultat : crédibilité renforcée auprès des bailleurs

Important : AdminFin Conseil vous accompagne jusqu'à l'étape de préparation à la certification de vos comptes. La certification elle-même est réalisée par un expert-comptable indépendant agréé. Notre rôle est de vous y préparer : mise en ordre des comptes, cohérence des pièces, organisation de la documentation.

Que vous soyez une association, une ONG ou une PME…

Votre organisation mérite une gestion à la hauteur de son ambition.

Commencez par un Diagnostic AdminFin Express — votre première consultation est offerte.

Contactez-nous dès aujourd'hui